Automatisierte Angebotserstellung
Kunde: Produktionsunternehmen
Die Herausforderung
Erfolg bringt manchmal unerwartete Herausforderungen mit sich. Ein Produktionsunternehmen erhielt wöchentlich über 1000 standardisierte Anfragen per E-Mail – ein klares Zeichen für starke Marktposition, aber auch eine operative Belastung.
Das Problem:
- 1000+ Anfragen pro Woche, viele davon sehr ähnlich
- Manuelle Angebotserstellung bindet erhebliche Ressourcen
- Zeitverlust trotz standardisierter Produkte und wiederkehrender Muster
- Verzögerungen in der Antwortzeit beeinträchtigen Kundenzufriedenheit
- Mitarbeiter:innen verlieren Zeit mit repetitiven Aufgaben statt strategischer Arbeit
Unsere Lösung
Statt einen generischen "Quote Generator" zu bauen, haben wir analysiert, was erfolgreiche Angebote ausmacht – und daraus gelernt.
Der Ansatz im Detail:
- Intelligente Klassifikation: Automatische Kategorisierung eingehender Anfragen nach Typ, Produktkategorie und Komplexität
- Pattern Recognition: Analyse erfolgreicher vergangener Angebote zur Identifikation von Erfolgsmustern
- Automatische Entwurfserstellung: KI generiert erfolgsversprechende und lohnende Angebotsentwürfe
- Finale Kontrolle beim Menschen: Mitarbeiter:innen prüfen und finalisieren Entwürfe effizient
- Kontinuierliches Lernen: System verbessert sich durch Feedback zu akzeptierten/abgelehnten Angeboten
Was diese Lösung besonders macht: Sie ersetzt nicht die Expertise der VertriebsMitarbeiter:innen, sondern gibt ihnen die Zeit zurück, die sie für strategische Kundenbeziehungen brauchen.
Die Ergebnisse
70% Zeit- und Kostenersparnis bei der Angebotserstellung
Break-Even nach 5 Monaten – solider ROI für transformative Lösung
Schnellere Reaktionszeiten erhöhen Kundenzufriedenheit
Höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch weniger repetitive Arbeit
Konsistente Qualität basierend auf Best Practices
Skalierbarkeit für Wachstum ohne proportional mehr Personal
Domain-Driven Design trifft Vertrieb
Vertrieb ist mehr als Zahlen: Wir haben nicht nur Preise und Produkte betrachtet, sondern die gesamte Vertriebslogik analysiert: Was macht ein Angebot attraktiv? Welche Formulierungen funktionieren? Wie werden Preise optimal positioniert?
Lernen von Erfolgen: Statt generischer Templates haben wir der KI beigebracht, die Muster erfolgreicher Angebote zu erkennen und anzuwenden.
Integration in bestehende Prozesse: Die Lösung fügt sich nahtlos in den bestehenden Workflow ein – von E-Mail-Eingang bis CRM-Integration.
Was wir gelernt haben
- Automatisierung bedeutet nicht Entmenschlichung: Die besten Ergebnisse kommen, wenn KI die Routine übernimmt und Menschen die Strategie steuern.
- Break-Even ist nicht alles: Der wahre Wert liegt in der Skalierbarkeit und der Fähigkeit, mit Wachstum Schritt zu halten.
- Klassifikation ist kritisch: Die Qualität der automatischen Angebote hängt stark von der korrekten Klassifikation der Anfragen ab.
- Feedback-Loops sind Gold: Jedes finalisierte Angebot ist eine Chance, das System zu verbessern.
Diese Lösung ist mehr als ein "Tool" – sie ist eine strategische Investition in Skalierbarkeit und Effizienz. Sie zeigt, dass Automatisierung und persönlicher Service keine Gegensätze sind, sondern sich gegenseitig verstärken können.
